Informationen zum Datenschutz für Klienten
Datenschutz
Als Notarin bekleide ich ein öffentliches Amt. Ich behandele Ihre persönlichen Daten selbstverständlich vertraulich und informiere Sie darüber, welche personen-bezogenen Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von mir verarbeitet werden und welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.
Verantwortliche der Datenverarbeitung, Datenschutzbeauftragte
Bei der Datenverarbeitung beachte ich die DSGVO und schütze ihre personenbezogenen Daten, für die ich, Notarin Vera Stauf-Reintjes, Hülchrather Straße 7, 50670 Köln, Telefon 0221-723047, E-Mail: mail@notarin-stauf-reintjes.de, Fax 0221-723049 verantwortlich bin. Datenschutzbeauftragter ist Herr Andreas Heinen, geschäftsansässig wie vor, Telefon 0221-91394515.
Die für den Datenschutz zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Zweck der Datenverarbeitung
In Ausübung meines Notaramtes verarbeite ich zwecks Erledigung Ihres Anliegens und zur Erfüllung der mir obliegenden gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten, auch um zwingende Antragspflichten und gesetzlichen Anzeige- und Mitteilungspflichten gegenüber Behörden zu erledigen.
Personenbezogene Daten und Rechtsgrundlagen
Von mir verarbeitete personenbezogene Daten sind solche, die auf Sie beziehbar sind, z.B.:
- Name, Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Alter, Geschlecht, Familienstand, Wohnanschrift, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer usw.;
- Kennnummern wie die Ihres Personalausweises, Reisepasses, Führerscheins, Steueridentifikationsnummer usw.;
- Daten Ihrer Bankverbindung und über Kredite usw.;
- Daten über Ihre Vermögenswerte, z.B. Immobilien oder Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, bewegliches Vermögen usw.;
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit e) DSGVO und Art. 6 lit a–d, f DSGVO. Für bestimmte notarielle Verfahren können Angaben zu Behinderungen und schweren Krankheiten zu verarbeiten sein, Art. 9 Abs. 2 lit g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.
Zur Abwicklung Ihrer grundbuch- oder registerrechtlichen Anliegen erhebe ich bei öffentlich zugängigen Quellen personenbezogene Daten, z.B. zu Grundstücken oder zur Gesellschaft oder zu einer Vereinigung (Registerdaten). Daten von Kreditinstituten oder privaten Gläubigern (z.B. bei Ablösungsvorgängen) werden erhoben, allerdings nur nach vorausgehendem Auftrag oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Wer erhält Ihre Daten?
Dritten übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Gesetz dies gestattet und wenn es erforderlich ist und Sie eingewilligt haben. Zugriff auf Daten haben unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten Notariatsmitarbeiter und von uns beauftragte Dienstleister. So können wir unsere gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Sind am notariellen Verfahren Steuerberater, Rechtsanwälte, oder sonstige Berater für Beteiligte tätig, erhalten diese Ihre und die Daten Ihres Vertragspartners.
Behörden, denen wir gesetzlich Mitteilung machen müssen, erhalten diese Daten auch, z.B. das Grunderwerbsteuer-Finanzamt beim Kauf- oder Verkauf einer Immobilie. Gerichte oder Register erhalten Ihre Daten, wenn wir zum Vollzug der Urkunde eine Eintragung, Anzeige oder Registrierung erledigen müssen. Von uns bestimmte Dienstleister, beauftragt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. der Notariatssoftwareanbieter und die Buchhaltung) dürfen auf Ihre Daten zugreifen, müssen sich aber auch zur Verschwiegenheit verpflichten.
Speicherung Ihrer Daten, Ihre Rechte
Ihre gespeicherten Daten werden aufbewahrt, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es erfordern. Die Fristen richten sich z.B. nach der Dienstordnung für Notare (DONot) und nach der Abgabenordnung (AO). Buchungsbelege werden für 10 Jahre ab Versand der Korrespondenz und Erfassung in der Buchhaltung aufbewahrt, § 257 HGB, § 147 AO. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
- Namensverzeichnis zum Massen-, Verwahrungsbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
- Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Be stimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabeverordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Sie haben Rechte auf:
- Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO),
- ggf. datenschutzrechtliche Beschwerde bei der o.g. Aufsichtsbehörde einzulegen.
Diese Rechte haben Sie, wenn nicht die notarielle Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO) entgegensteht. Ihre Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Im Ausnahmefall benötigen wir Ihre Einwilligung, die Sie für künftige Verarbeitungen Ihrer Daten widerrufen können.
Sie können sich an unseren Datenschutzbeauftragten oder an die zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden, wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig geschehe.